¿Qué es la trituración de documentos?

19 de marzo de 2020

La trituración de documentos es la reducción de los documentos en tiras o partículas de las que no se puedan extraer de ninguna manera los datos que contenían.

Las empresas, sin tener en cuenta su tamaño o su sector, tiene basada su actividad en la información: bases de datos de clientes y proveedores, documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes...
Mucha de la información sensible que poseen las empresas está en formato papel y, cuando la importancia de los datos de los documentos empresariales pierde su valor, hay que emplear protocolos de destrucción de los datos confidenciales para evitar que lleguen a manos de terceros.



La Norma DIN 66399 define siete niveles de seguridad y aporta recomendaciones para cada una de las categorías de los datos que contengan los documentos a triturar; a mayor nivel de sensibilidad de los datos, más pequeño debe de ser el tamaño de las tiras o las partículas que salen de las trituradoras:

• Nivel 1: Para documentos generales: tiras de 12 mm. de anchura, cualquier largo.
• Nivel 2: Para documentos internos: tiras de 6 mm. de anchura, cualquier largo, o partículas de menos de 800 mm2.
• Nivel 3: Para documentos confidenciales o datos sensibles: tiras de 4 mm. x 80 mm. o partícula de menos de 320 mm2.
• Nivel 4: Para documentos con datos especialmente sensibles y confidenciales: tiras de 4 mm. x 40 mm. o partículas de menos de 160 mm2.
• Nivel 5: Para documentación con datos que deben mantenerse en secreto: tiras de 2 mm. x 15 mm. o partículas de menos de 30 mm2.
• Nivel 6: Para documentación con datos secretos para los que deban tomarse precauciones de seguridad elevada: tiras de 0,8 mm. x 12 mm. o partículas de 10 mm2.
• Nivel 7: Para documentación con datos estrictamente secretos para los que deban tomarse precauciones de seguridad extraordinarias: tiras de 0,8 mm. x 5 mm. o partículas de 5 mm2.

¿Para qué sirve el triturado de documentos?

La gestión de la información de una empresa comprende el almacenamiento y la seguridad de los mismos, pero también la eliminación de los datos que han cumplido su objetivo (información sobre clientes o proveedores, formas de pago, tipos de transporte,...) dentro de la compañía.

Cada cierto tiempo se amontona información confidencial en la base de datos de las empresas. Cuando “caducan”, estos datos deben ser eliminados, puesto que contienen información vital para el funcionamiento del negocio. Esta destrucción se puede llevar a cabo mediante el triturado de los documentos.

Para llevar a cabo esta eliminación, debemos depositar, custodiar de forma adecuada, transportar con seguridad y destruir la información sensible.

El proceso que ha de seguirse hasta llegar a la eliminación definitiva de la información debe estar en manos de profesionales cualificados que puedan certificar correctamente la total destrucción de los datos y la imposibilidad de poder recuperarlos.

Como hemos visto antes, según el nivel de sensibilidad de los datos, los restos de los documentos que salen del triturado del papel deberán ser de un tamaño u otro.

La trituración documental planificada es una actividad vital en la gestión de la información y debe tener la misma importancia que se le da al almacenamiento, gestión y protección de los datos.

Como sucede con el resto de nuestros procesos de destrucción de documentación, en Anobium, empresa especializada en la destrucción de documentos en Zaragoza, garantizamos totalmente el cumplimiento de la normativa y los protocolos específicos que rigen para el procesamiento y destrucción de la documentación confidencial, cualquiera que sea su soporte.

Además, le asesoraremos legalmente, ofreciendo las soluciones más cómodas para proceder a la manipulación y destrucción de datos confidenciales.

Trituración periódica de documentos

Las empresas que manejan un volumen elevado de documentación necesitan contar con un servicio de destrucción periódica de documentación.

Una vez llevada a cabo esta destrucción de forma efectiva, se debe entregar un certificado que demuestra la destrucción efectiva de dicha documentación.

La frecuencia con la que se debe triturar la documentación sensible de una empresa se establece en función de sus necesidades, según sea el volumen de documentación generada.

¿Cómo se realiza el triturado periódico de documentación en Anobium?

La empresa, institución u organismo contacta con nosotros y nos transmite sus necesidades. Después de proponerle un plan de trabajo y este ser aceptado, se inicia la prestación de nuestro servicio.

En la mayoría de los casos instalaremos contenedores de seguridad a los que solo tendrán acceso las personas autorizadas previamente, donde se irá depositando toda la documentación a destruir.

Nuestros trabajadores se desplazarán en el día acordado para recoger toda la documentación, haciéndose cargo de la custodia y protección de dicha documentación.

En nuestras instalaciones procederemos a la destrucción de toda la documentación cumpliendo con la normativa específica.

Nos encargaremos del traslado de toda la documentación destruida a sus correspondientes plantas de reciclaje.
Emitiremos un certificado que avale que todo el proceso se ha llevado a cabo. Dicho certificado será entregado al cliente.

Triturado puntual de documentos

Si lo que se necesita es un triturado puntual de documentación empresarial, también puede contratarse con una empresa que se dedique a la destrucción de documentación sensible.

Algunas empresas en las que, esporádicamente, se ha generado y acumulado un gran volumen de documentación que necesitan eliminar, pueden necesitar de estos servicios sólo de forma puntual.

¿Cómo se realiza el triturado puntual de documentación en Anobium?

De forma ocasional, en Anobium pueden contratar este servicio puntual, con las mismas garantías que en caso del servicio periódico, en cuanto a rapidez, garantías etc.

El cliente solo tiene que contactar con nosotros y solicitar nuestro servicio de destrucción puntual de documentación. Concretaremos un día y horario en el que nuestros trabajadores se desplazarán para recoger toda la documentación que precisa triturar.

Nuestros trabajadores se desplazarán en el día acordado para recoger toda la documentación, haciéndose cargo desde ese momento de la custodia y protección de dicha documentación.

Una vez se encuentre la documentación en nuestras instalaciones llevaremos a cabo todo el proceso de destrucción.

Una vez llevada a cabo la destrucción de la documentación, llevaremos todos los residuos a sus correspondientes plantas de reciclaje.

Emitiremos un certificado que haremos llegar al cliente que avale que todo el proceso se ha llevado a cabo: transporte y manipulación, destrucción y reciclaje.