Cómo proteger la información confidencial en la empresa

La estandarización del uso de sistemas informáticos en todo tipo de empresas y organismos ha supuesto un avance cualitativo en el tratamiento de todo tipo de información y datos. Gracias a ello, se ha optimizado el almacenamiento, consulta y gestión de documentos, pero también han surgido nuevos riesgos que es necesario conocer y prevenir.

Debemos tener en cuenta que al tratarse de nuevas formas de recoger y manipular la información, se abren nuevas vías para que dicha información sea vulnerable a ser extraída por personas no autorizadas. Por ello, creemos que es importante que cada empresa establezca políticas claras de actuación en el tratamiento de datos para evitar fugas y garantizar la seguridad de los documentos.

Principales riesgos para la seguridad de la información

Las amenazas relacionadas con la filtración de datos pueden venir tanto del exterior como del interior de la organización. A continuación, detallamos los factores más comunes que ponen en peligro la seguridad de la información confidencial.

Envío de archivos por correo electrónico

Cuando compartimos documentos adjuntos en un correo electrónico, debemos asegurarnos de que nuestro servidor cuenta con protección frente a interceptaciones externas. También es fundamental verificar que los destinatarios son legítimos y pertenecen a nuestra red de confianza.

Utilizar servicios de correo cifrado y aplicar autenticación de doble factor son medidas esenciales para proteger este canal de comunicación tan común en el ámbito empresarial.

Uso de servicios en la nube

Las plataformas de almacenamiento en la nube ofrecen comodidad y accesibilidad, pero también pueden suponer un riesgo si se utilizan sin control. Cuando trabajamos con archivos confidenciales, lo ideal es contar con proveedores de servicios cloud orientados a empresas, que ofrezcan certificados de seguridad, cifrado de extremo a extremo y centros de datos europeos.

Si bien herramientas como Google Drive o Dropbox son útiles para uso personal, las empresas deben priorizar soluciones profesionales como Microsoft 365, Tresorit o Nextcloud, que permiten un control total sobre el acceso a la información.

Instalación de software no autorizado

Una de las vías más frecuentes de entrada de malware en una organización es la instalación de programas sin control. Es esencial que los empleados solo utilicen software previamente validado por el departamento de IT o ciberseguridad, evitando así aplicaciones potencialmente maliciosas.

Además, se deben establecer políticas claras sobre la apertura de archivos adjuntos en el correo electrónico. Los mensajes de origen dudoso deben eliminarse inmediatamente y nunca ejecutarse sin verificación previa.

Uso de dispositivos USB

Los pendrives, discos duros portátiles y otros dispositivos de almacenamiento externo suponen una amenaza real si no se controlan correctamente. Estos dispositivos pueden contener virus, troyanos o programas espía que se activan al conectarlos al equipo.

La empresa debe implementar protocolos de escaneo automático y restringir el uso de dispositivos desconocidos. También se recomienda habilitar funciones que impidan la copia de datos a medios extraíbles sin autorización previa.

Buenas prácticas para evitar fugas de información

Establecer un protocolo claro de uso y protección de la información es clave para evitar errores humanos o accesos indebidos. La formación continua en ciberseguridad para todos los miembros del equipo es una de las herramientas más efectivas.

Además, conviene contar con soluciones como la autenticación multifactor, la encriptación de datos sensibles, y herramientas de monitorización que alerten sobre movimientos anómalos o accesos fuera de horario.

La información es uno de los activos más importantes de cualquier organización. Adoptar medidas preventivas, sensibilizar al personal y utilizar tecnología segura son pasos imprescindibles para garantizar la protección de los datos empresariales.

En definitiva, invertir en seguridad de la información no es solo una medida de cumplimiento legal, sino una ventaja competitiva que refuerza la confianza de clientes y colaboradores.