Cómo proteger los datos de una empresa: claves para evitar filtraciones

18 de julio de 2025

Proteger la información empresarial se ha convertido en una prioridad para todo tipo de negocios, desde pymes hasta grandes corporaciones. La exposición a robos de datos, fugas accidentales o accesos no autorizados puede generar pérdidas económicas y dañar seriamente la reputación de una organización.

La importancia de la protección de datos personales en la empresa

Además de proteger datos estratégicos, toda empresa debe cumplir con las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD en España. Esto implica proteger adecuadamente los datos personales de clientes y empleados, tanto en formato digital como físico.

Una filtración de un currículum, una ficha médica o una nómina puede suponer una sanción económica importante. Por ello, es esencial implementar medidas de prevención, formación y destrucción documental segura.

Principales riesgos de seguridad documental en las empresas

Los errores más frecuentes no suelen provenir de ciberataques, sino de gestos cotidianos como dejar documentación sin proteger sobre una mesa, no bloquear el ordenador o tirar papeles sensibles a la basura. Estos descuidos comprometen la confidencialidad de los archivos.

También es habitual conservar durante años documentos que ya no tienen validez legal, sin ninguna política clara de eliminación. Eso incrementa el riesgo de acceso indebido por parte de personal no autorizado.

Buenas prácticas para proteger los datos de una empresa

Una empresa que quiere proteger su información debe comenzar por implementar políticas internas claras. El primer paso es realizar un inventario de los documentos que contienen datos personales o información sensible, tanto en papel como en digital. Esta clasificación documental es fundamental para definir el tratamiento adecuado de cada tipo de archivo.

Además, es recomendable restringir el acceso a la documentación solo al personal necesario, establecer contraseñas seguras y mantener los archivos físicos en espacios cerrados, como archivadores con llave o salas específicas.

La destrucción de documentos: un paso clave en la protección de datos

Una vez que un documento ha dejado de ser útil, debe eliminarse de forma segura. Tirarlo a la papelera o romperlo a mano no garantiza su confidencialidad. Lo más seguro es contar con un servicio especializado de destrucción confidencial certificada.

En destrucciondocumentoszaragoza.com ofrecemos soluciones para empresas que necesitan cumplir con la normativa vigente y evitar filtraciones de información. Recogemos, transportamos y destruimos la documentación bajo procesos auditados y con emisión de certificado.

Proteger los datos también implica cumplir con la ley

El RGPD obliga a las empresas a garantizar la seguridad de los datos que tratan. Esto incluye no solo la parte digital, sino también los soportes físicos. No cumplir con esta obligación puede acarrear multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual. Por eso, aplicar medidas como la eliminación segura de documentos es más que una recomendación: es una necesidad legal.

Las autoridades pueden solicitar evidencias del cumplimiento, por lo que contar con proveedores que emitan certificados de destrucción es una buena práctica que también protege jurídicamente al negocio.

Conclusión: seguridad, legalidad y confianza

Proteger los datos de una empresa no es solo cuestión de software. Es un compromiso que abarca personas, procesos y soportes. Desde proteger accesos digitales hasta eliminar archivos impresos correctamente, cada decisión suma. Implementar un protocolo de destrucción documental periódica puede marcar la diferencia entre una empresa protegida y una en riesgo. La prevención en seguridad documental comienza con pequeñas acciones y se consolida con servicios profesionales.