19 de mayo de 2021

Cómo destruir documentos contables de forma legal y segura

La Ley General Tributaria establece que todo libro contable, así como los libros de registro obligatorio o cualquier soporte que justifique anotaciones registradas, deben conservarse legalmente durante un periodo de 4 años.

Los libros de contabilidad de las empresas contienen datos sensibles como facturas, nóminas, extractos bancarios o declaraciones de impuestos. Todos estos datos están protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que su eliminación debe hacerse con máxima seguridad y confidencialidad.

Cuándo destruir documentos contables

Una de las preguntas más comunes en las empresas es: ¿cuándo pueden destruirse los libros de contabilidad con total seguridad? La respuesta está en la normativa vigente, que define claramente los plazos de conservación.

Según la Ley General Tributaria, los documentos contables deben conservarse durante al menos 4 años. Este es el tiempo que tiene la Agencia Tributaria para solicitar revisiones o comprobar cualquier información fiscal registrada.

Por su parte, el Código de Comercio establece en su artículo 30 que los libros contables deben conservarse un mínimo de 6 años desde la fecha del último asiento realizado.

Para evitar conflictos legales o pérdidas de información, lo más recomendable es conservar los documentos durante un plazo mínimo de 6 años. Pasado ese tiempo, pueden ser destruidos de forma controlada y reciclados, protegiendo la información y respetando el medio ambiente.

Legalización digital de libros contables

La Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores estableció la obligatoriedad de legalizar los libros contables en soporte electrónico. Según el artículo 18, esta legalización debe realizarse exclusivamente una vez cumplimentados los libros en formato digital.

El plazo límite para la legalización en formato electrónico es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social. Este proceso se realiza a través del Registro Mercantil, que facilita las herramientas necesarias.

No utilizar este tipo de soluciones digitales supone un retraso en la gestión contable, afectando a la eficiencia y generando mayores costes para la empresa. La transformación digital es ya una realidad necesaria en cualquier negocio.

Fin de los libros encuadernados en papel

Con la llegada de los soportes digitales, ha quedado atrás la imagen de los antiguos libros contables encuadernados y almacenados en estanterías. Hoy en día, el papel ha sido sustituido por el formato digital y la mayoría de empresas han migrado a sistemas más eficientes y seguros.

Sin embargo, en muchas organizaciones aún se conservan colecciones físicas de libros contables. En la mayoría de los casos, si no se prevé consultarlos, lo mejor es proceder a su destrucción segura mediante sistemas profesionales.

Cómo destruir libros contables antiguos

Una vez superados los plazos legales de conservación, lo más recomendable es desencuadernar los libros contables y destruirlos con máquinas trituradoras. Esta operación debe hacerse con garantías de seguridad y siguiendo protocolos establecidos para la protección de datos.

Además, es importante realizar una correcta gestión de los residuos generados, enviando el papel destruido a plantas de reciclaje autorizadas. Con esto se garantiza el cumplimiento legal y se contribuye al cuidado del entorno.

Plazos de conservación según la normativa

• 6 años: según el Código de Comercio (art. 30), los libros, correspondencia y documentación deben conservarse durante seis años desde el último asiento contable.
• 4 años: según la Ley General Tributaria, los libros obligatorios para efectos fiscales (IVA, IRPF, IS...), así como justificantes y archivos informáticos, deben conservarse durante cuatro años.

Copias de seguridad: un respaldo imprescindible

Además de conservar los libros contables, es esencial realizar copias de seguridad diarias (backups) de todos los documentos digitales. Estas copias deben almacenarse en diferentes ubicaciones, como discos duros externos, USBs o servicios en la nube.

Gracias a esta medida, cualquier fallo técnico, pérdida accidental o ataque informático no comprometerá la integridad de los datos contables. Es una inversión mínima con un impacto enorme en la seguridad de la empresa.

Conclusión: destruir documentos contables de forma profesional

La destrucción de documentos contables no debe tomarse a la ligera. Requiere respetar los plazos legales, aplicar métodos seguros y realizar un tratamiento adecuado de los residuos. De lo contrario, se corre el riesgo de incumplir la normativa o exponer información sensible.

Contar con un servicio profesional de destrucción documental es la mejor forma de garantizar seguridad, cumplimiento legal y responsabilidad medioambiental. Una solución eficaz para cerrar el ciclo de vida de los documentos de tu empresa.