¿Qué es el expurgo de documentos?
Expurgar es limpiar, purificar, depurar. En inglés, el término es ilustrativo: purge. En español, se habla de expurgo cuando se elimina de una cosa lo malo, peligroso o dañino. También se trataría de suprimir lo que se considera erróneo, molesto u ofensivo de un texto impreso. Pero aquí ya nos estamos centrando en expurgar documentos.
En su esencia, el expurgo de documentos consiste en la identificación, clasificación y eliminación de archivos que ya no son necesarios para la operación actual de una entidad. Esta práctica se basa en criterios preestablecidos, como la antigüedad, relevancia o la normativa legal aplicable. Así se mantiene solo la información útil y necesaria, facilitando el acceso a datos relevantes y reduciendo riesgos asociados a la retención de datos innecesarios.
Este proceso debe realizarse de manera segura y certificada, cumpliendo con todas las normativas vigentes. Puede hacerse tanto a nivel particular como en empresas o administraciones públicas. El término equivale a la destrucción de documentos que ya no son necesarios.
El expurgo comienza cuando los documentos se depositan en contenedores con cierre de seguridad, facilitados por la empresa de destrucción. Estos contenedores son transportados a instalaciones controladas donde solo accede personal autorizado. Allí, la documentación se destruye con maquinaria certificada. En el caso de Anobium, cumplimos con la norma DIN 32757-1. Los restos se trasladan luego a una planta de reciclaje autorizada.
La Ley de Residuos de 1998, en su artículo 11.1, obliga a entregar los residuos a un gestor autorizado para su valorización o eliminación si no se gestionan directamente.
Normativa de expurgo de documentos
Desde la entrada en vigor del RGPD el 25 de mayo de 2018, el expurgo se ha convertido en una labor clave para empresas e instituciones. Si no se realiza adecuadamente, la exposición de datos confidenciales puede acarrear multas de hasta 20 millones de euros.
La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), desarrollada en la Ley 3/2018, adapta el RGPD europeo al ordenamiento jurídico español. Además, existen normas específicas que rigen la destrucción de documentos, como la DIN 66399, la ISO 27001 y la UNE 15713.
Ventajas del expurgo de documentos
- Control documental: se localizan fácilmente los archivos, lo que simplifica el acceso y garantiza la destrucción de los documentos seleccionados.
- Mejora la toma de decisiones: reduce la incertidumbre al trabajar solo con documentos vigentes y relevantes.
- Ahorro de costes: menos tiempo buscando documentos y menor mantenimiento de archivos físicos.
- Optimización del espacio: libera espacio en instalaciones al eliminar documentación obsoleta.
- Confidencialidad garantizada: se controlan los datos hasta su destrucción final, protegiendo la información sensible.
- Identificación de documentos obsoletos: se destruye solo lo necesario, conservando lo imprescindible.
¿Cómo gestionar el expurgo de documentos?
En el entorno empresarial, el expurgo documental permite optimizar la gestión de la información. Las compañías acumulan miles de documentos: facturas, contratos, informes... Un proceso periódico de expurgo ayuda a liberar espacio, mejorar la organización y agilizar el trabajo diario.
También los autónomos pueden beneficiarse: mantener al día su documentación administrativa, evitar acumulaciones innecesarias y cumplir con la normativa vigente en protección de datos.
En asociaciones y entidades sin ánimo de lucro, el expurgo también resulta clave, dado que suelen manejar datos personales. Eliminar archivos antiguos evita errores o accesos indebidos y facilita la toma de decisiones responsable.
Empresas para realizar expurgos de documentos
Las empresas de expurgo analizan la documentación y seleccionan lo que puede eliminarse. En Anobium ofrecemos este servicio, cumpliendo con las normativas de protección de datos. Entregamos un certificado de destrucción tras el proceso para asegurar que la eliminación ha sido adecuada.
Servicios de expurgo
Muchas compañías no disponen de los conocimientos legales ni técnicos para ejecutar un expurgo correctamente. Por eso, es imprescindible contar con empresas expertas que garanticen el cumplimiento de la LOPD y el RGPD.
En Anobium contamos con profesionales cualificados y más de 20 años de experiencia. Somos especialistas en legislación de protección de datos y trabajamos conforme a las normativas europeas. Estamos a tu disposición para ayudarte con tu expurgo documental. Contáctanos.
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