Cómo funciona una trituradora de papel

3 de abril de 2020

Plazos legales para conservar libros contables

Antes de eliminar cualquier documento contable, es esencial conocer las normas legales de conservación que afectan tanto a libros físicos como digitales. Cumplir estos plazos evita sanciones y asegura la trazabilidad de la información frente a inspecciones o auditorías.

Requisitos según la Ley General Tributaria

Según la Ley General Tributaria, los documentos contables deben conservarse durante al menos 4 años. Este es el tiempo que tiene la Agencia Tributaria para solicitar revisiones o comprobar cualquier información fiscal registrada.

Requisitos según el Código de Comercio

El Código de Comercio establece en su artículo 30 que los libros contables deben conservarse un mínimo de 6 años desde la fecha del último asiento realizado. Este plazo suele ser el más utilizado por las empresas como medida preventiva.

Recomendación general de conservación

Para evitar conflictos legales o pérdidas de información, lo más recomendable es conservar los documentos durante un plazo mínimo de 6 años. Pasado ese tiempo, pueden ser destruidos de forma controlada y reciclados, protegiendo la información y respetando el medio ambiente.

Legalización electrónica de los libros contables

El avance de la digitalización ha transformado por completo los procesos contables. La legalización electrónica permite ahorrar espacio, reducir errores y agilizar la presentación ante el Registro Mercantil, siempre bajo el cumplimiento legal vigente.

Obligatoriedad según la Ley de Emprendedores

La Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores estableció la obligatoriedad de legalizar los libros contables en soporte electrónico. Según el artículo 18, esta legalización debe realizarse exclusivamente una vez cumplimentados los libros en formato digital.

Plazos y herramientas para la legalización

El plazo límite para la legalización en formato electrónico es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social. Este proceso se realiza a través del Registro Mercantil, que facilita las herramientas necesarias para su tramitación.

Ventajas del formato digital

No utilizar este tipo de soluciones digitales supone un retraso en la gestión contable, afectando a la eficiencia y generando mayores costes para la empresa. La transformación digital es ya una realidad necesaria en cualquier negocio.

Cómo destruir libros contables antiguos

Una vez superados los plazos legales, es necesario proceder a la destrucción de los libros contables para garantizar la protección de datos. Este proceso debe realizarse siguiendo buenas prácticas y cumpliendo con la normativa de protección documental.

Fin del papel en la contabilidad moderna

Con la llegada de los soportes digitales, ha quedado atrás la imagen de los antiguos libros contables encuadernados y almacenados en estanterías. Hoy en día, el papel ha sido sustituido por el formato digital y la mayoría de empresas han migrado a sistemas más eficientes y seguros.

Destrucción segura de libros físicos

En muchas organizaciones aún se conservan colecciones físicas de libros contables. En la mayoría de los casos, si no se prevé consultarlos, lo mejor es proceder a su destrucción segura mediante sistemas profesionales. Esto evita acumulaciones innecesarias y garantiza la confidencialidad.

Recomendaciones previas a la destrucción

Una vez superados los plazos legales de conservación, lo más recomendable es desencuadernar los libros contables y destruirlos con máquinas trituradoras. Esta operación debe hacerse con garantías de seguridad y siguiendo protocolos establecidos para la protección de datos.

Además, es importante realizar una correcta gestión de los residuos generados, enviando el papel destruido a plantas de reciclaje autorizadas. Con esto se garantiza el cumplimiento legal y se contribuye al cuidado del entorno.